Régulariser les charges de l'an dernier en une soirée

La régularisation que vous repoussez depuis janvier

Chaque année, il faut comparer ce que vous avez encaissé en provisions à ce que vous avez réellement payé, et solder la différence. C'est obligatoire, ça se fait à la main, et c'est pour ça que ça glisse de janvier à octobre.

Pendant ce temps, un complément que vous ne réclamez pas est un complément perdu. Louquillou fait le calcul, édite le décompte et l'envoie à votre locataire, que le solde soit à votre faveur ou à la sienne.

Charges appelées au forfait : rien à régulariser, et Louquillou ne vous réclamera aucun décompte pour ces baux.

Une soirée de factures, un décompte

Les factures de l'année sont là, dans un tiroir ou dans une boîte mail. Il reste à en tirer un chiffre.

• 1. L'année et le bail — Vous choisissez l'année civile à régulariser. Louquillou compte les mois pendant lesquels le bail a réellement couru : un locataire entré en juillet compte six mois, un locataire sorti fin mars en compte trois. Un mois entamé compte pour un mois entier.
• 2. Les charges réelles — Vous saisissez ce que vous avez payé, par catégorie : eau, chauffage, entretien, ordures ménagères, ascenseur, parties communes, autre. Chaque ligne porte une description libre, celle que votre locataire lira sur le décompte.
• 3. Le solde — Louquillou totalise les provisions appelées sur la période d'occupation, les compare aux charges réelles et affiche le résultat : trop-perçu à rembourser, complément dû par le locataire, ou compte équilibré.

Une seule régularisation par bail et par année : pas de double décompte contradictoire dans le dossier.

Le décompte que votre locataire a le droit de contester

Votre locataire peut vous réclamer les factures qui justifient le chiffre. Le décompte PDF que Louquillou produit est fait pour tenir devant cette demande.

• Identité du bailleur et du locataire, adresse du logement, année régularisée.
• Le détail des charges réelles, catégorie par catégorie, avec description et montant.
• Total des provisions appelées, total des charges réelles, solde.
• La mention du décret n° 2008-508 du 29 mai 2008 : vos pièces justificatives restent à la disposition du locataire pendant six mois à compter de la remise du décompte, ce qui vous dispense de les joindre à l'envoi.

Vous l'envoyez depuis l'application : il part par email, PDF en pièce jointe. Le dossier passe ensuite par trois états, brouillon, envoyé et résolu, et vous voyez d'un coup d'œil où vous en êtes sur chacun de vos baux.

Le complément rentre, le trop-perçu repart

Le décompte est parti, et rien n'a encore bougé sur votre compte. Louquillou vous prépare l'écriture dans les deux sens.

• Complément dû par le locataire : vous créez le paiement correspondant, le montant est pré-rempli depuis le décompte.
• Trop-perçu à rembourser : vous enregistrez un montant négatif de type régularisation. Le remboursement apparaît dans l'historique du bail au lieu de disparaître dans une note, et il est exclu de vos revenus encaissés pour ne pas fausser vos indicateurs.

Quand l'argent a bougé, vous marquez la régularisation comme résolue.

L'année prochaine, le rappel part sans vous

À la mi-janvier, une fois passées les deux semaines qu'il vous faut pour arrêter vos comptes, Louquillou repère vos baux à provisions qui n'ont pas encore de régularisation pour l'année écoulée et vous envoie un rappel.

Un seul rappel par bail et par année : pas de harcèlement.